Είναι πιθανό κάποια στιγμή στη ζωή σας να χρειαστεί να προσκομίσετε μια συστατική επιστολή ή να γράψετε μια για κάποιον άλλο. Μπορεί να είναι για ένα συνάδελφό σας, πρώην μαθητή σας ή υπάλληλό σας. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε τη σημασία των συστατικών επιστολών και πως πρέπει να είναι γραμμένη για μέγιστο αποτέλεσμα.
Τι είναι η συστατική επιστολή και πότε χρησιμοποιείται;
Η συστατική επιστολή συνήθως γράφεται από άτομο με κάποιο κύρος. Χρησιμοποιείται για τη πιστοποίηση των ικανοτήτων, επιτευγμάτων και το συνεργάσιμο χαρακτήρα του ατόμου που τη ζητάει.
Θεωρείται επίσημο έγγραφο. Συνεπώς, ο χαρακτήρας και το ύφος όσων γράφονται σε αυτή θα πρέπει να είναι επίσημο και στοχευμένο για επαγγελματική χρήση.
Χρησιμοποιούνται σε πληθώρα περιπτώσεων, πέρα από την εύρεση εργασίας. Μπορείτε να δείτε παρακάτω κάποια παραδείγματα με τις πιο συχνές χρήσεις της:
- Όταν ένας υποψήφιος για κάποια θέση εργασίας, κάνει αίτηση στέλνοντας το βιογραφικό και τη συνοδευτική επιστολή του, η χρήση της συστατικής επιστολής θα δώσει ειλικρίνεια και κύρος στα γραφόμενά του.
- Όταν στη συνέντευξη προσφέρουν στον αιτούντα μια θέση απασχόλησης, μπορεί η συνοδευτική επιστολή να ζητηθεί ως προαπαιτούμενο για τη σύναψη συμβολαίου και την εκκίνηση εργασίας.
- Είναι πλέον απαιτούμενη η χρήση της και για την υποβολή αίτησης σε μεταπτυχιακά προγράμματα.
- Ένας φοιτητής που κάνει αίτηση για υποτροφία, είναι πολύ πιθανό να τη χρειαστεί ή να του χρησιμεύσει.
- Επιχειρήσεις που συνεργάζονται με άλλες επιχειρήσεις, θα τους είναι χρήσιμη μια συστατική επιστολή από προηγούμενους πελάτες τους, για να κατοχυρώσουν την ικανότητα και αξιοπιστία τους.
Τι θα πρέπει να περιέχει μια συστατική επιστολή;
Η ακριβής σύνταξη μιας τέτοιας επιστολής διαφέρει ανάλογα με τον τύπο και τη χρήση της, αλλά σε γενικές γραμμές θα πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα (Σημ.: Στα παρακάτω, “υποψήφιος” θα είναι το άτομο για το οποίο γράφετε την επιστολή):
- Ξεκινήστε ρίχνοντας μια ματιά στο υπόδεγμα συστατικής επιστολής που παρέχουμε. Θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη. Αν γράφετε εσείς την επιστολή, απευθυνθείτε τους με το χαρακτηρισμό “Αγαπητέ/ή”, ή “Προς οποιοδήποτε ενδιαφερομενο” αν δε γνωρίζετε το παραλήπτη.
- Στη συνέχεια καλό θα είναι να υπάρχει μια εισαγωγή από το άτομο που τη γράφει για τον εαυτό του και να συστήνεται. Θα πρέπει να είναι σύντομη και να περιέχει μόνο τη θέση και τη σχέση του με τον υποψήφιο.
- Μετά, θα πρέπει ο συγγραφέας της επιστολής να επιβεβαιώνει στοιχεία ή πληροφορίες που θα συνάψει ο υποψήφιος μαζί με την αίτησή του. Για παράδειγμα, αν ζητάτε τη συστατική επιστολή από τον εργοδότη σας, θα πρέπει ο ίδιος να αναφέρει ή επιβεβαιώνει: Το τίτλο και τη θέση σας στην επιχείρηση, το μισθό σας τη στιγμή που φύγατε από την επιχείρηση, τις ημερομηνίες τις οποίες εργαστήκατε για την εν λόγω εταιρία. Αν η χρήση της επιστολής είναι για ακαδημαϊκούς λόγους, απλά θα πρέπει να επιβεβαιώνονται οι βαθμοί του υποψηφίου.
- Στη τρίτη παράγραφο συνήθως αναφέρονται οι προσωπικές εντυπώσεις αυτού που γράφει την επιστολή για τις δεξιότητες και τη ποιότητα χαρακτήρα του υποψηφίου. Αν γράφεται από εργοδότη, καλό θα ήταν να αναφερθεί ότι θα ξαναπροσλάμβαναν τον υποψήφιο και ότι η συμβολή του ήταν σημαντική. Αν κάποιο στοιχείο του είναι ιδιαίτερα ανεπτυγμένο, καλό θα είναι να τονιστεί (όπως για παράδειγμα το πνεύμα συνεργασίας).
- Η τέταρτη παράγραφος είναι μια καλή ευκαιρία για να αναφερθούν πραγματικά παραδείγματα από στιγμές που ο υποψήφιος έκανε κάτι σημαντικό. Εδώ μπορεί να χρειαστεί ο υποψήφιος να ενημερώσει το συγγραφέα της επιστολής για τυχόν περιστατικά, ενέργειες, κατορθώματα ή δραστηριότητες που έκανε και δεν τις γνωρίζει.
- Κλείνοντας, θα πρέπει να υπάρχει ένας θετικός τόνος και τα στοιχεία επικοινωνίας του συγγραφέα, καθώς και προτροπή για επικοινωνία μαζί του, αν χρειαστεί κάτι περαιτέρω.
- Όπως σε κάθε επίσημο έγγραφο, θα πρέπει να τελειώνει με την κατάλληλη φράση, όπως για παράδειγμα “Με εκτίμηση” ή με “Με τιμή”.
Ποιός πρέπει να γράφει τις συστατική επιστολές;
Αρχικά, όπως έχει ήδη αναφερθεί, η συστατική επιστολή είναι επίσημο έγγραφο, που σημαίνει ότι δε θα πρέπει να περιέχει ανακρίβειες ή διαστρέβλωση στοιχείων.
Συνεπώς, θα πρέπει να γράφεται από κάποιον που σας γνωρίζει (όπως ο υπεύθυνος, συνάδελφος, εργοδότης, καθηγητής σας κτλ) και έχει κάποιο κύρος για να υποστηρίξει τα γραφόμενά του. Επίσης, θα πρέπει να υπάρχει μεταξύ σας μια σχέση που να δείχνει ότι ο προμηθευτής της επιστολής σας, σας έχει βιώσει και αυτά που γράφει ανταποκρίνονται στη πραγματικότητα.
Αν ζητήσει κάποιος να γράψετε εσείς μια επιστολή για το εν λόγω άτομο, θα πρέπει πρώτα να σιγουρευτείτε ότι έχετε το δικαίωμα και την αρμοδιότητα να το κάνετε. Έπειτα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα εξής κριτήρια (Σημ.: Στα παρακάτω “υποψήφιος” θα είναι το άτομο για το οποίο γράφετε την επιστολή):
- Ο υποψήφιος θα πρέπει να είναι κάποιος που γνωρίζετε καλά. Για παράδειγμα, αν είστε καθηγητής και σας ζητήσει επιστολή ένας φοιτητής που δε παρακολουθούσε το μάθημά σας, θα είναι δύσκολο να τη προσφέρετε.
- Θα πρέπει να γνωρίζετε τον υποψήφιο ως ένα βαθμό, για να έχουν βάση αυτά που θα γράψετε. Για παράδειγμα, έχει νόημα να γράψετε μια τέτοια επιστολή για κάποιον ή κάποια συνάδελφό σας, μιας και δουλέψατε μαζί κάποιο καιρό.
- Αν δε μπορείτε να γράψετε με ειλικρίνεια και έμφαση στα θετικά στοιχεία του υποψηφίου (για παράδειγμα αν είχατε τσακωθεί παλαιότερα ή δε βρίσκετε κάποια θετικά στοιχεία), καλύτερα να μη τη γράψετε και να τον συμβουλέψετε να τη προμηθευτεί από κάποιον πιο αρμόδιο.
Μην ξεχάσετε να επισκεφτείτε τη σελίδα μας όπου παραθέτουμε υπόδειγμα συστατικής επιστολής, μαζί με παράδειγμα αυτής.
Πηγή: e-biografiko.gr
Σχετικά Άρθρα: